Het R19 Programma
Eens in de zoveel tijd komt er een grote update uit van het primaire softwarepakket Dynamics Empire. Bijna iedereen in de organisatie gebruikt dit pakket, dat communiceert met allerlei andere softwarepakketten. Hierdoor is dit een omvangrijke verandering met én voor een groot aantal betrokkenen, waar een stevige voorbereiding aan vooraf gaat. In deze casus vertellen we over de Upgrade naar Empire versie R19 die we met Woningcorporatie Domijn hebben uitgevoerd.
Onze aanpak
Om uit te zoeken hoe we dit het beste aan konden vliegen zijn we gestart met twee haalbaarheidsonderzoeken (HBO). In een functioneel HBO vergeleken we R17 en R19 op de impact die de verschillende releases hadden op de bestaande processen en functionaliteiten en gekoppelde applicaties. Daarnaast vergeleken we de potentiële verbeteringen ten opzichte van de bestaande functionaliteiten. In een technisch HBO onderzochten we de mogelijkheden voor het vernieuwen van het platform voor Dynamics Empire en of dit te combineren viel met de Empire update.
Uit de HBO’s hebben we de volgende conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan:
– Kies voor R19;
– Met de randvoorwaarde dat ook de pakketten van Embrace geüpdatet moeten worden;
– Combineer dit met de upgrade van het platform.
De voornaamste reden voor het combineren van de drie projecten, was het minimaliseren van de impact voor de organisatie. Vooral door de testmomenten van de afzonderlijke projecten samen te voegen. Het advies van ITwoon is door Domijn overgenomen en daarmee werd het startsein gegeven voor drie projecten onder leiding van een programmamanager van ITwoon.
Geleverde diensten
De kracht van ITwoon
Het R19 programma was omvangrijk en complex. Het raakte de gehele organisatie van Domijn, van eindgebruikers van het pakket, tot proceseigenaren en managers. Er waren heel veel medewerkers betrokken in de projectgroepen: de proceseigenaren, de kerngebruikers, testers en opdrachtgevers maar ook alle beheerders en consultants van ITwoon en meerdere leveranciers, waaronder Previder, cegeka-dsa en Embrace. Ronduit fantastisch om zo’n omvangrijk programma te mogen coördineren! Want dit is waar de kracht ligt van ITwoon: het organiseren en bij elkaar brengen van medewerkers met verschillende achtergronden en disciplines Als een spin in het web. Met aan de ene kant de organisatie met haar processen en aan de andere kant de techniek. Deze verschillende werelden, samenbrengen tot één geheel, waarbij iedereen op dezelfde lijn zit. Daar ligt onze kracht.
Wat cijfers:
Gebruikers van de pakketten: 300
Testers: 60
Project- en werkgroepen: 5
Projectgroep leden: 60
Leveranciers: 10
Mensenmanagement
Er is veel tijd besteed aan het doornemen van de wensen en hoe daar mee omgegaan werd. Niet alles kun je in één programma onderbrengen en daar moeten goede afspraken over gemaakt worden met de opdrachtgever. Er ging veel veranderen. Het verwachtingsmanagement en verandermanagement was daarom een groot onderdeel van het proces. Net als de planningen, die tijdig bekend moesten zijn, zodat de reguliere werkzaamheden en werkdruk van medewerkers niet lijden onder zo’n groot project. Het programma had een lange doorlooptijd en er zijn altijd veel dingen om rekening mee te houden, zoals: tijdssloten van de leveranciers, vakanties, andere projecten en drukke periodes voor bepaalde afdelingen.
Flexibiliteit
Maar zelfs met de beste voorbereiden kunnen plannen mislopen. Tijdens dit project kregen we te maken met de opkomst van corona. De eerste dag van de lockdown viel samen met de eerste testdag die, zoals gebruikelijk, op kantoor zou plaats vinden. Dit zette het project onverwachts on hold en stuurde ons terug naar de tekentafel. Testen vanuit huis zat nog niet in het repertoire en is ook niet altijd mogelijk. Toen duidelijk werd dat corona en de bijbehorende maatregelen nog wel even zouden blijven, zijn we verder gegaan met een aangepaste werkwijze. En hier willen we nog even complimenten geven aan alle betrokkenen! Er moest veel herpland worden en agenda’s moesten worden omgegooid, maar iedereen heeft zich echt heel flexibel opgesteld. De langere doorlooptijd die was ontstaan maakte dat de verschillende onderdelen van Embrace tussendoor zelfs meerdere malen geüpdatet moest worden, wat ook weer meer testcapaciteit vergde. Testen moest nu vaak vanuit huis en wanneer dat echt niet kon, zijn er toch veilige alternatieven gevonden. Zo ook voor de opleidingen. Uiteindelijk bleef corona zo lang dat zelfs de voorbereiding van de livegang ‘remote’ is gedaan. Er is een eerste keer voor alles en dit heeft onze verwachtingen overtroffen.
Een blije klant
Rikke Bouwhuis is proceseigenaar bij Domijn. Hij gaat over het onderdeel Vastgoed, waar de meeste veranderingen in zaten van dit traject. Rikke verteld hoe hij het programma heeft ervaren: “De aanloop naar dit grote project is zeer goed verlopen en heeft zich dubbel en dwars terugbetaald! Samen met ITwoon hebben we het PID (Project Initiatie Document) vastgesteld, waarmee de kaders werden afgebakend. Het was duidelijk wat wel én wat niet binnen het project viel. Daarnaast waren de rollen van de verschillende projectleden duidelijk. Vanuit de bijbehorende verantwoordelijkheid werden de voorbereidingen erg goed opgepakt, onder supervisie van de programmaleider van ITwoon, Katrien Galema. De functioneel beheerder van Vastgoed heeft, onder mijn supervisie, in samenspraak met de consultant van cegeka-dsa en kerngebruikers de inrichting ontworpen en doorgevoerd in R19 van het gehele proces van Niet Planmatig Onderhoud. Hierbij is, met name rondom de introductie van een Mutatie-app en de bijbehorende volstrekt nieuwe werkwijze (mutatie direct opnemen en doorvoeren in Dynamics Empire), een prachtig resultaat neergezet! Tijdens het testen door de kerngebruikers werden de randjes van de inrichting duidelijk en werden zo nodig lichte inrichting aanpassingen doorgevoerd.”
Het resultaat
De livegang is ontzettend soepel verlopen. Rikke: “De dag van livegang leek zowaar ‘another day at the office’, het verliep erg goed! De gebruikers werden, daar waar er nog vragen waren, goed ondersteund. Na een paar dagen was het weer ’business as usuall!’ ” Het platform is weer up-to-date en draait heel stabiel. Met de nieuwe versies van de applicaties zijn we over gegaan op een efficiëntere werkwijze voor een aantal procesonderdelen en voor een aantal andere verbeteringen zijn na livegang nieuwe projecten opgestart.
Zo’n groot programma als dit wordt natuurlijk ook geëvalueerd. Vooral hoe omgegaan wordt met onvoorziene zaken zoals in dit geval de corona maatregelen zijn hierbij heel interessant. Tot slot is dit programma ook nog afgesloten met een pentest waarmee de veiligheid van het nieuwe platform en de pakketten bevestigt is.
