De spoedintrede van het Teamsvergaderen
Door de opkomst van het Covid-19 virus zijn veel bedrijven plotseling gedwongen om hun medewerkers zo veel mogelijk vanuit huis te laten werken. Omdat dit niet iets is waar een gemiddelde organisatie op voorbereid is, heeft dit bij menig facilitaire en technische afdeling tot grote drukte geleid. Zij moesten zo snel mogelijk regelen dat medewerkers hun werkzaamheden zo goed mogelijk konden uitvoeren vanuit huis. Er was apparatuur nodig voor thuis en ook een mogelijkheid om digitaal met elkaar in contact te blijven. In deze casus vertellen we graag wat meer over hoe dit leidde tot de implementatie van Microsoft Teams bij Domijn.
Onze aanpak
Wensen die bij de inventarisatie van de opdracht naar voren kwamen waren:
– Eén communicatiekanaal;
– Vergaderen met beeld en geluid;
– Informatie delen op een veilige en betrouwbare manier.
Om aan de klantwensen te voldoen is samen met de klant gekozen voor Microsoft Teams. De voornaamste reden hiervoor is dat er op de achtergrond al acties gaande waren om op den duur een overgang naar Microsoft 365 te kunnen realiseren. De opdracht werd uitgesplitst in 2 deelgebieden: De functionele en organisatorische inrichting van Microsoft Teams en de technische inrichting van Microsoft Teams
Geleverde diensten
De functionele/organisatorische inrichting
Voor de functionele/organisatorische inrichting is er een werkgroep opgericht, bestaande uit 3 medewerkers van Domijn en een applicatie consultant van ITwoon. Zij zijn aan de slag gegaan met de functionele inrichting van de applicatie, het beleid en de communicatie. Vraagstukken waar we mee te maken hadden waren bijvoorbeeld:
– Welke groepen gaan we voorzien van een kanaal om informatie in te delen?
– Hoe gaan we om met de aanvraag van nieuwe kanalen?
– Hoe voorzien we in de adoptie van Microsoft Teams?
– Hoe wordt de ondersteuning op het gebruik van Microsoft Teams gerealiseerd?
Wat bijzonder is aan de inrichting die met Domijn is gerealiseerd is dat we 2 omgevingen hebben opgebouwd in één Microsoft 365 omgeving. Een omgeving die bijna alles kan en één die juist bijna niets kan. Er draaien dus 2 policysets naast elkaar. Omdat de uitrol van Teams in slechts één week moest worden gerealiseerd was het maken van het volledige beleid en het opleiden van medewerkers hier in geen optie. De noodzaak betrof alleen het vergaderen via Teams, dus is er heel bewust voor gekozen om alles wat niet nodig was dicht te zetten. Wanneer je dit niet doet is de kans heel groot dat er een wildgroei aan werkwijzen en documenten ontstaat zonder dat er een beleid voor is geformuleerd. Het is veel lastiger om dit terug te moeten draaien dan te voorkomen.
De technische inrichting
De eerste randvoorwaarde voor het gebruik van Teams was een synchronisatie met de 365 omgeving. Dit was reeds gerealiseerd dus daar werd aan voldaan. De inrichting is gestart op een gratis licentie omdat voor alleen vergaderen via Teams nog geen extra licenties nodig zijn.
Om ervoor te zorgen dat Teams uitnodigingen via de Outlook agenda konden worden verstuurd moest Teams ook binnen Citrix kunnen draaien. Dit is een kleine uitdaging omdat Citrix er eigenlijk niet geschikt voor is. Zo is er bijvoorbeeld een opruimscript ontworpen om ervoor te zorgen dat de omgeving niet binnen de kortste keren vol liep. Ook beeld en geluid zijn binnen Citrix lastig werkend te krijgen. Dit kan alleen als er wordt voldaan aan hele specifieke systeem vereisten het installeren van de juiste Citrix clients.
Ook op het gebied van beveiliging zijn er de nodige dingen doorgevoerd voordat Teams live kon. Een extra antivirusbescherming voor OneDrive bestanden en het versneld doorvoeren van MFA, de multi-factor autorisatie. Teams is immers niet alleen binnen Citrix of op managed devices beschikbaar dus hiervoor is een extra drempel bij het inloggen geen overbodige luxe.
Het resultaat
Door een goede samenwerking tussen de corporatie en ITwoon is het mogelijk gemaakt om Microsoft Teams binnen een week uit te rollen onder de medewerkers. Vanaf dat moment konden medewerkers overleggen plannen in Outlook waarbij zij gebruik konden maken van Microsoft Teams.
Verder is er per afdeling een kanaal aangemaakt waarin zij informatie met elkaar konden delen. De apps zijn bewust nog niet beschikbaar gesteld.
Voor de adoptie zijn er instructies geschreven en werd er in de Corona nieuwsbrief aandacht besteed aan Teams en werken er tips & tricks gedeeld. Ook is het team dat verantwoordelijk was voor de functionele/organisatorische inrichting een tijd betrokken gebleven om de gebruikers te ondersteunen bij vragen of storingen.
Bij de afronding van het project is er een overdracht naar beheer gerealiseerd waarbij de helpdesk van ITwoon het eerste aanspreekpunt is geworden voor vragen en storingen.
