Meedenken met WBO Wonen
‘Van elkaar leren’, ‘het adviseren en ondersteunen van corporaties op allerlei gebieden’, ‘ervaring vanuit de ene corporatie inzetten bij andere corporaties’, ‘wij kennen de aanpak en werkwijze van leveranciers’. Dit zijn kreten die je op onze website tegen komt. Deze casus is hier een mooi voorbeeld van.
Onze aanpak
Serge heeft jarenlange ervaring met de credit management tool OnGuard die op dat moment door de afdeling huurincasso ingezet werd. Samen met de kerngebruiker heeft hij een aantal steekproeven uitgevoerd en geconstateerd dat er inderdaad data miste in OnGuard. Zo kon eerst de probleemstelling helder worden geformuleerd. Daarna is hij stap voor stap de procesgang gaan afpellen hoe de data vanuit Viewpoint uiteindelijk te zien is in OnGuard. Daarbij is hij er achter gekomen wat er precies mis ging en waar dit aan lag. Het is belangrijk om eerst de probleemstelling te formuleren en dan de oorzaak te achterhalen. Vervolgens kan er een oplossing gezocht worden. Serge heeft het issue duidelijk omschreven vastgelegd en vervolgens contact opgenomen met de leverancier voor het uitvoeren van de oplossing.
Geleverde diensten
De werkzaamheden
Omdat de huurachterstandsinformatie in klantoverzichten niet meer veranderde in OnGuard, moest er snel op geacteerd worden. Er is meteen en afspraak gemaakt om, via teamviewer, in dit probleem te duiken. Vervallen en betaalde vorderingen samen met klantmutaties bleken niet meer binnen te komen in Onguard. Deze data komt via een uitgebreid stappenproces binnen vanuit Viewpoint van Itris. Dit gaat onder andere via een geautomatiseerde export met daarin nieuwe en betaalde facturen, klanten en wijzigingen daarop. Na constateren van het probleem: ‘mutaties uit het primaire systeem worden niet geëxporteerd’, konden ze verder met stap 2: uitzoeken wat de oorzaak is.
Er bleek iets fout te gaan in het exportbestand. Deze werd niet meer ververst sinds de installatie van de nieuwe versie van het primaire systeem, Viewpoint. Nu oorzaak en gevolg helder waren kon er een concreet probleem ingediend worden bij de IT leverancier die dit op kon lossen.
Dit probleem was urgent, want op het moment dat achterstanden niet kloppen ligt feitelijk het primaire proces van incasso stil. Er is niet te zien of men betaalt of niet. Hierdoor kan je ook niet aanmanen en lopen achterstanden verder op. Dit beseffen we maar al te goed. Serge heeft daarom contact gehouden met de leverancier totdat de oplossing doorgevoerd was.
Uitfaseren Onguard
Op het moment dat dit probleem speelde was WBO al geruime tijd bezig met het uitfaseren van Onguard. Toen dat project richting livegang liep is Serge gevraagd om hierover mee te denken. Het incassoproces zou in het vervolg volledig in het primaire systeem worden opgenomen via zaakgericht werken. Ook met het uitfaseren van Onguard had Serge al ervaring omdat hij betrokken was bij het uitfaseren van dit programma bij een collega-woningcorporatie.
Voor het uitfaseren van Onguard is Serge een middag langs geweest om zijn ervaringen te delen en tips en tricks mee te geven. Zo heeft hij bijvoorbeeld geadviseerd in diverse lijstwerken die de ‘oude’ situatie in beeld brengen. Dit is vervolgens bij livegang te gebruiken als naslag bij het controleren van de gegevens, maar ook om inrichting handmatig aan te vullen in de nieuwe omgeving. Op deze manier ontstaan er geen hiaten in het aanmaanproces dat gewoon door moet blijven gaan.
Het resultaat
Serge heeft woningcorporatie WBO Wonen kunnen helpen door middel van de kennis die hij reeds had opgedaan bij een collega-corporatie. Hij kon goed duidelijk maken aan de leverancier waar het probleem zat zodat de leverancier gericht aan de oplossing kon werken. De mutaties waren na aanpassingen van de leverancier weer te zien in OnGuard zodat de afdeling incasso snel weer verder met hun werkzaamheden. En met zijn adviezen voor een soepele overgang van OnGuard naar Viewpoint kon WBO met vertrouwen de livegang tegemoet.
