Office Upgrade
Bij een upgrade van een Office Suite is een goede voorbereiding cruciaal. Controle op compatibiliteit van gebruikte hardware en software is noodzakelijk. Testen van gekoppelde applicaties en huisstijl-sjablonen met de nieuwe Office versie voorkomt dat bedrijfsprocessen na livegang spaaklopen. Opleiding voor medewerkers vergemakkelijkt voor hen de overgang.
Onze aanpak
Beter Wonen wenste een projectmatige aanpak en vroeg ITwoon om de projectleiding op zich te nemen. We begonnen met een inventarisatie van applicaties die bij Beter Wonen met MS Office koppelen. Een van onze systeembeheerders voerde de installatie en configuratie van Office 2016 uit. Eerst alleen op een testserver, na een testperiode werd dit breed uitgerold. Onze Helpdesk ondersteunde het project met de registratie van meldingen in de testperiode en de nazorg. Beter Wonen regelde zelf de testgroep en opleiding voor medewerkers en verzorgde de interne communicatie.
Geleverde diensten
Voorbereiding
Onze projectleider maakte eerst een activiteitenschema met urenschatting. Na akkoord van de opdrachtgever werd de inhoudelijke voorbereiding gestart. Al snel bleek de gebruikte apparatuur te voldoen aan de systeemeisen. Onze systeembeheerder en de applicatiebeheerders van Beter Wonen inventariseerden applicaties die koppelen met Office-onderdelen, denk aan plugins of een applicatie die Office-bestanden genereert. Zo wisten we welke functionaliteit belangrijk was om te testen. Daarnaast koos Beter Wonen welke onderdelen van de Office suite zij wensten en was er aandacht voor de licentiestructuur.
Installatie
Na de inventarisatie kon onze systeembeheerder aan de slag. Op de vaste testserver installeerde en configureerde hij de gewenste Office 2016 onderdelen en werkte applicatie-plugins en huisstijl-sjabloonbestanden bij. Tot slot integreerde hij de suite binnen de gebruikersomgeving.
Testfase
De testers kregen toegang tot de testserver waarmee zij hun normale werkzaamheden konden doen, met de nieuwe Office versie. Onze Helpdesk was een belangrijke schakel tijdens de testfase. Medewerkers meldden hun test issues bij hen en zij zorgden voor een goede en eenduidige registratie van de issues. Dit hielp bij het snel oppakken van de meldingen en gaf de projectleider en opdrachtgever overzicht van de voortgang en de issues. Het testen verliep voorspoedig en eerder dan gepland kon de opdrachtgever namens de testgroep een Go geven voor installatie in Productie.
Livegang
Beter Wonen bood medewerkers na de testperiode een beknopte opleiding aan. Onze systeembeheerder stelde een draaiboek livegang op. De Helpdesk werkte relevante documentatie en handleidingen bij. We prikten een avond voor de uitrol van Office 2016 over de gehele omgeving. Dit werd volgens draaiboek uitgevoerd waarna een paar medewerkers cruciale functionaliteit, ook vanuit gekoppelde primaire applicaties, testten. Enkele last minute bevindingen werden opgelost of geclassificeerd als niet-blokkerend. Vervolgens gaf de opdrachtgever een definitieve Go voor livegang. De volgende dag was onze systeembeheerder bij Beter Wonen op locatie en was onze Helpdesk voorbereid op extra drukte. Maar de nazorg viel mee en leverde een beperkt aantal issues op. Ook in deze fase zorgde de Helpdesk voor een goede registratie.
Het resultaat
Enige tijd na livegang sloten we het project af met een evaluatie met de voornaamste betrokkenen. We concludeerden dat installatie, testen en livegang voorspoedig waren verlopen met vanuit ITwoon minder uren besteed dan begroot. Het aantal issues na livegang viel mee en droogde al na een week op. Het algemene beeld binnen Beter Wonen was een soepele overgang, met weinig vragen of problemen in de organisatie. De organisatie beschikt nu weer over een actuele Office-versie met ondersteuning van Microsoft en (leveranciers van) gekoppelde primaire applicaties.
